O arquivamento de e-mails é essencial para caixas de correio que estão próximas do limite de armazenamento, especialmente em ambientes com alto volume de mensagens.
O Exchange Online oferece planos com diferentes capacidades: o Plano 1 disponibiliza 50 GB para a caixa principal e mais 50 GB para arquivamento; o Plano 2 oferece 100 GB para cada, com possibilidade de expansão do arquivamento até 1,5 TB.
O processo começa no Microsoft Purview, acessando a área de gerenciamento do ciclo de vida dos dados, onde se cria uma política de retenção e uma marca de retenção.
Para arquivamento automático, recomenda-se criar uma marca de retenção que mova mensagens com mais de 4 anos (1460 dias) para o arquivo morto, sem deletar os itens. Após criar a marca, ela é atribuída à política de retenção, que então pode ser aplicada globalmente a uma caixa de correio pelo painel do Exchange.
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É importante ativar o recurso de arquivo morto online na caixa de correio, pois a simples atribuição da política não garante que o arquivamento esteja habilitado.
O arquivamento ocorre de forma gradual, não sendo imediato. Dependendo do volume de mensagens, pode levar de alguns dias até semanas para liberar espaço na caixa principal.
Para caixas que atingiram o limite e não podem esperar, a troca para um plano superior pode ser uma solução mais rápida, pois aumenta imediatamente o espaço disponível.
No Outlook, o arquivo morto aparece como uma pasta adicional, replicando a estrutura de pastas da caixa principal, facilitando o acesso aos e-mails antigos.
A aplicação correta dessas políticas contribui para a continuidade do envio e recebimento de e-mails, evitando interrupções por falta de espaço e otimizando a gestão do ambiente Exchange Online.
Para ver na prática estes procedimentos, assista ao vídeo abaixo:
