Contabilidade online está dividindo as opiniões entre empresários. De um lado os clientes que querem cortar custos de qualquer forma. De outro donos de escritórios de contabilidade que querem entender mais sobre o modelo e sobre como ele pode aumentar a performance e lucratividade dos seus negócios. Do ponto de vista de adoção tecnológica do modelo, no que devemos pensar?
Quero ser uma contabilidade online
O advento das contabilidades online ofereceu ao mercado novas formas de oferecer e principalmente de utilizar os conhecidos serviços de contabilidade.
Para os proprietários de contabilidades trouxeram também uma grande preocupação sobre o futuro desta que é uma das mais antigas prestações de serviços conhecidas.
A questão é: Como responder à esta mudança pela qual o mercado está passando e como se aproximar dos serviços online oferecidos sem perder características importantes da prestação de serviços de contabilidade?
O que é necessário para ser uma contabilidade online?
Apesar de parecer, uma contabilidade não se torna “online” da noite para o dia. Mesmo as empresas que nasceram online, mostram que este modelo de negócios já vinha em desenvolvimento há muitos anos a partir da experiência de profissionais experientes no mercado.
A Transformação Digital pela qual as contabilidades estão passando deve ser olhada de perto para que aspectos dos serviços prestados sejam atendidos e para que o negócio (tanto da contabilidade como dos seus clientes) seja atendido.
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Acesso a informações e dados
Poucos mercados possuem sob a sua guarda tantas informações vitais para seus clientes. Somando o histórico fiscal, contábil, financeiro e de departamento pessoal, as contabilidades são responsáveis pela vida passada do cliente.
Para “contar a história do cliente”, um dos grandes objetivos da contabilidade, seu histórico deve estar ao mesmo tempo seguro e acessível para aqueles que precisam trabalhar com ele.
Desta forma, a organização dos dados do cliente em repositórios seguros e a adoção de processos consistentes de acesso são fundamentais para garantir a integridade dos dados do cliente.
Felizmente, Tecnologia da Informação já disponibiliza há anos processos e ferramentas de segurança da informação suficientemente capazes de guardar dados, senhas e arquivos de clientes, desde que bem dimensionados e implantados.
Backups e guarda de dados de clientes
Se esta atividade gera muitos dados, sendo constantemente exigidos por órgãos competentes e clientes, a guarda de cópias seguras é um fator fundamental para a atividade de uma contabilidade online, mesmo você tendo
A realização de Cópia de Segurança ou Backup é uma dos principais ações para garantir que dados, quando necessários, serão encontrados de forma organizada.
Um bom Backup exige, entre outras coisas que:
- Um planejamento do que deve e do que não deve ser guardado seja realizado por profissional competente;
- A frequência com que o backup é feito deve estar de acordo com a velocidade e quantidade de geração dos dados;
- Os locais onde estes dados são guardados devem ter um misto de segurança e acessibilidade para que sejam acessados somente por pessoal autorizado.
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Vale lembrar que os serviços de armazenamento e backup em nuvem possuem objetivos similares, porém, um serviço não substitui o outro.
Caso sua empresa tenha apenas o armazenamento em nuvem não estará protegida na ocorrência de alguma infecção por vírus, falha humana ou até mesmo dados sequestrados.
Mesmo estando em nuvem é necessário uma ferramenta de backup com programação de cópia diária para garantir que os dados em nuvem estejam sempre a disposição.
Escrevemos aqui no nosso blog um artigo sobre esta questão. Clique aqui para acessá-lo.
Velocidade de acesso à sistemas
Se as ferramentas utilizadas por colaboradores em uma contabilidade passam a ser online na internet (em Nuvem, também chamada de Cloud Computing), a velocidade de resposta no momento de acesso deve ser igual ou melhor do que se estivessem instalados na empresa.
Este é um dos fundamentos para adoção de um contabilidade online, pois além do ganho na segurança da informação o ganho de produtividade é igualmente importante para que as vantagens competitivas sejam alcançadas.
Como dissemos em artigo anterior, não basta somente contratar mais velocidade de internet para que ela fique rápida, existe a necessidade de que uma correta gestão de uso da internet seja feita entre os colaboradores.
Entender as necessidades de uso de internet, por cada grupo de colaboradores e trabalhar para garantir que serviços online fundamentais para o trabalho tenham prioridade de acesso sobre Redes Sociais, Youtube e serviços pessoais.
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Como seguir na direção de ser uma contabilidade online?
Da mesma forma que o contador é o profissional qualificado para entender as necessidades de gestão fiscal e contábil de uma empresa, o profissional de Tecnologia da Informação é aquele que tem totais condições de planejar a entrada da sua contabilidade para o modelo de negócios online.
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