A transformação digital alcançou os serviços cartorários e, com ela, veio também a responsabilidade legal de proteger os dados pessoais tratados diariamente. Com o Provimento CGJ 16/2025, publicado pela Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo, tornou-se obrigatório que os cartórios extrajudiciais adotem medidas concretas de tratamento e proteção de dados pessoais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Mas afinal, o que isso significa na prática? E por que é tão importante para diretores e gerentes de cartório?
A responsabilidade do cartório vai além da fé pública
Os cartórios são instituições essenciais para a segurança jurídica da sociedade. Ao lidar com informações sensíveis como CPFs, certidões, contratos e dados de imóveis, é fundamental garantir que esses dados sejam tratados com zelo, segurança e transparência. A LGPD reforça essa missão, colocando os cartórios como responsáveis legais pela proteção dessas informações.
Prevenção de riscos e incidentes
Um vazamento de dados ou um uso indevido de informações pessoais pode trazer sérias consequências legais e reputacionais. O Provimento CGJ 16/2025 determina que os cartórios:
- Nomeiem um Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO);
- Elaborem uma política de privacidade clara e acessível;
- Implementem medidas de segurança física e digital;
- Criem canais para que o cidadão exerça seus direitos previstos na LGPD;
- Registrem e respondam adequadamente a eventos de segurança.
Essas ações ajudam a prevenir falhas, evitam sanções e fortalecem a confiabilidade da instituição perante o público.
A tecnologia como aliada essencial
A proteção de dados pessoais exige mais do que boas intenções, exige infraestrutura. A adoção de ferramentas tecnológicas específicas é indispensável. Isso inclui:
- Soluções de antivírus e antimalware atualizados;
- Firewall e filtros de navegação para proteger a rede contra acessos indevidos;
- Backup regular e seguro dos sistemas e arquivos digitais;
- Controle de acesso por usuário e senhas fortes;
- Criptografia de dados sensíveis, tanto em trânsito quanto em repouso;
- Sistemas de monitoramento e rastreamento de acessos;
- Ambientes seguros para armazenamento de documentos eletrônicos.
Investir nessas tecnologias é garantir continuidade operacional, prevenção de incidentes e demonstração de comprometimento com as normas vigentes. É papel da direção do cartório garantir que esses requisitos técnicos estejam implementados e funcionando corretamente.
Gestão eficiente e valorização do cartório
Mapear os processos, treinar equipes e revisar práticas internas também traz ganhos operacionais: melhora a organização, reduz retrabalho, evita erros e promove um ambiente mais seguro. Para os diretores e gerentes, isso se traduz em gestão estratégica e valorização institucional, com resultados concretos a médio e longo prazo.
A adequação à LGPD, reforçada pelo Provimento CGJ 16/2025, é uma exigência legal, mas acima de tudo, uma oportunidade de modernizar, proteger e fortalecer o cartório. A Ravel Tecnologia pode auxiliar seu cartório a implementar as melhores práticas de segurança da informação, garantir a conformidade com a LGPD e proporcionar tranquilidade para que você foque no que realmente importa: a excelência no atendimento e a continuidade do serviço prestado à sociedade.
