Como se preparar para o Home Office

Com o avanço da transmissão local do novo coronavírus (Covid-19), medidas para diminuir o risco de uma alta velocidade no contágio se tornam indispensáveis. Como uma das ações a serem feitas pelas empresas é o aumento do uso do trabalho remoto. Mas do ponto de vista técnico, como se preparar para o home office?

Iremos apresentar os principais itens a serem verificados na preparação.

Qual equipamento usar

Para o planejamento de como se preparar para o home office, verifique se o colaborador irá usar o equipamento da empresa ou particular. Se no escritório o padrão é de usar notebooks, entendemos que facilitará a movimentação do mesmo para a residência.

No caso de usar o equipamento particular, é recomendado uma avaliação sobre a capacidade e segurança do mesmo. Também a instalação de softwares como antivírus corporativos são importantes para diminuição do risco.

Acesso aos documentos e sistemas

Estando definido o equipamento e o mesmo estando com o padrão validado, veja a forma com que cada um acessará documentos e sistemas.

Se um destes itens está no ambiente físico da empresa, o recomendado é que cada usuário externo acesse a rede da empresa por meio de uma VPN. Este recurso garante uma conexão criptografada.

Saiba mais sobre VPN em: https://ravel.com.br/blog/o-que-e-vpn/

Defina como será a comunicação

Mensagens

Não estando mais todos em um mesmo ambiente, é importante definir uma ferramenta para trocar informações e comunicados de trabalho. As ferramentas especializadas nesta função, permitem criar grupos diferentes para cada finalidade, ou seja, para informações gerais, apenas de um departamento, de um projeto ou diretamente apenas entre 2 pessoas.

Quem possui o pacote Office 365 tem a disposição o Microsoft Teams. Porém, existem outras soluções, dentre elas o Slack (com versão gratuita, contendo algumas limitações).

Mais informações sobre o Microsoft Teams: https://ravel.com.br/blog/microsoft-teams/

Vídeo conferência

Outro ponto da comunicação é o uso de videoconferência para substituir reuniões. Essas ferramentas tentem a não estar no hábito de todos. Desta forma, é importante o incentivo constante para assuntos um a um ou em grupo. Se necessário e possível, busque por soluções que gravam as reuniões, facilitará uma eventual conferência. Algumas ferramentas para isso são: Skype, Microsoft Teams, Hangout, entre outros.

Telefonia

Ter uma central telefônica na nuvem facilita para que os clientes e fornecedores tenham um impacto pequeno e talvez nem percebam que você está com uma equipe distribuída.

Imagina que todas as ligações serão distribuídas pela central, para quem precisa, independentemente de onde elas estejam. Ou seja, cada colaborador terá o seu ramal onde estiver (e podendo ser no celular, computador ou telefone apropriado).

Saiba mais sobre central de telefonia na nuvem em: https://ravel.com.br/comunicacao-unificada-em-nuvem

Precauções

Sendo, provavelmente, uma medida de rápida implementação e emergencial, cuidado com a quantidade e velocidade de softwares a serem implementados, cada um tem sua curva de aprendizado.

Faça um alinhamento com sua contabilidade e o seu departamento jurídico para validar procedimentos adicionais a serem implementados em como se preparar para o home office.

Busque fazer materiais adicionais para que o colaborador tenha melhor proveito do home office, para lidar com horário, vestuário, família, distrações, entre outros. A Ravel pode ajudar sua empresa a buscar o melhor formato e jornada para o melhor aproveitamento do uso do home office.