O SharePoint é uma ferramenta para colaboração e armazenamento de arquivos, e traz inúmeros recursos que ajudam os usuários em suas rotinas de trabalho. Dentre estes recursos, temos o Compartilhamento Externo de arquivos e, neste artigo, vamos explorar o seu funcionamento, suas configurações e boas práticas para garantir a segurança dos seus dados.
O que é o Compartilhamento Externo de arquivos?
O compartilhamento externo permite que usuários fora da sua organização acessem arquivos e pastas no SharePoint. Isso pode ser útil para trabalhar com parceiros que necessitam ter acessos a informações específicas, sem a necessidade de realizar a transferência de arquivos manualmente.
Existem algumas formas de compartilhar arquivos entre usuários externos:
- Links de compartilhamento: Um link para um arquivo ou pasta pode ser criado, para que alguém de fora possa ter acesso.
- Acesso convidado: Os usuários externos recebem um convite para acessar um site do SharePoint e colaborar diretamente.
- Compartilhamento entre usuários autenticados: Apenas usuários com contas Microsoft podem acessar os arquivos compartilhados.
Como configurar o Compartilhamento Externo?
Para realizar a configuração do compartilhamento externo, o usuário precisa ser Administrador Global ou Administrador do SharePoint, onde é possível realizar as seguintes configurações:
- Habilita ou desabilita o compartilhamento externo por padrão, nessa opção você define qual o nível de segurança, o recomendado é sempre configurar um acesso com entrada de convidado.
- Controle dos links anônimos, para evitar acessos não autorizados.
- Definição do nível de permissão, nesta opção especificamos se os usuários externos poderão editar os arquivos ou somente visualizar.
Como compartilhar um arquivo ou pasta?
Para compartilhar um arquivo ou pasta, siga a passa a passo abaixo:
- Selecione o arquivo ou pasta que deseja compartilhar, e vá até a opção “Compartilhar”, conforme a imagem:
- Já na segunda tela, você pode adicionar os usuários ou grupo de e-mails que terão acesso a pasta, neste caso, os usuários terão acesso a organização como convidados.
Ao clicar na engrenagem da opção “Copiar link”, você consegue alterar o nível de permissão, data de validade do link e pode até criar uma senha para acesso:
Boas práticas de Segurança
Para garantir que os seus arquivos sejam compartilhados de forma segura, é importante configurar links para acesso como convidado, definir prazos de expiração para os links e sempre revisar os o que está sendo acessado. Caso algum usuário não precise mais de determinada informação, remova-o da organização.
Além disso, evite criar links para “Alguém”, essa configuração traz as informações para qualquer pessoa com o link, e não exige entrada. Só configure esta opção, se for realmente necessário.
Você vou como fazer compartilhamento externo de arquivos no Sharepoint.
Para mais dicas, acesse: Dicas e boas práticas – Blog Tecnologia – Ravel
