Um item importante que deve fazer parte, periodicamente, do planejamento das empresas é um olhar para a redução de custos. Uma analogia que exemplifica esse raciocínio é pensar que custo é igual a unha, precisa sempre ser aparada.

Neste artigo iremos trazer exemplos voltados para o uso de tecnologia, mas o raciocínio se aplica a qualquer área.

Como começar a colocar a redução de custos em prática?

Para ser eficiente, é fundamental que se tenha clareza na organização dos custos da empresa. Uma forma de fazer isso é ter um plano de contas estruturado, desta forma você terá os custos separados em “categorias”, o que facilita a identificação das categorias com maior impacto financeiro e maior/menor impacto na geração de valor para o seu negócio. Com as informações organizadas, escolha por onde começar.

Validação do uso e utilidade dos equipamentos

Considerando que você está analisando todos os serviços de tecnologia que estão ativos para a redução de custos, é comum encontrar uma quantidade considerável de ferramentas na relação, contratadas ao longo do tempo e vindas de diversos departamentos.

Com essa “lista”, uma primeira validação a ser feita é se os serviços estão realmente sendo utilizados. Muitas vezes, um recurso foi contratado para um projeto pontual, que já acabou, mas não foi solicitado o cancelamento.

Outro ponto a verificar para uma redução de custos efetiva é se a contratação está com o dimensionamento correto. Muitas vezes, os serviços de tecnologia estão associados à quantidade de usuários, espaço ou algum outro ponto mensurável. Desta forma, é interessante validar se o contrato vigente está de acordo com a necessidade atual.

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Novas tecnologias

Mesmo nos contratos/serviços que estão corretamente dimensionados e ativos, é recomendado uma análise para verificar se não existe um produto com uma proposta mais interessante. Esse item pode ser do mesmo fornecedor ou da concorrência.

Um exemplo prático desse raciocínio é o link de internet – rapidamente um plano de “alta velocidade” vai ficar defasado. Vale a pena, periodicamente, verificar novas opções para estar, de fato, com uma condição favorável de custo x benefício.

Certos serviços são mais fáceis de analisar, em outros casos a recomendação é verificar com os especialistas que usam a ferramenta ou serviço tecnológico atual. Também vale contar com a ajuda de uma empresa especializada para acompanhar essa avaliação.

Outras formas de redução de custos

Reparem que os exemplos e a abordagem visam manter ou até melhorar a qualidade do que está sendo feito pela empresa. Nessa linha, existem muitas outras possibilidades de trabalhar a redução de custos.

Uma delas é olhar processos dentro da organização que podem ser automatizados. Algumas vezes, a automação irá até exigir um investimento pontual, mas a economia pode vir com mais eficiência de tempo, além da parte financeira propriamente dita.

A terceirização também pode ser avaliada – ela pode ser parcial ou total. Caso queira mais informações sobre o olhar do departamento de TI, clique aqui.

A redução de custos pode ser aplicada na melhora direta do resultado do departamento ou da empresa, ou aproveitar o ganho para um estudo de aplicação da economia em melhorar ainda mais um processo.