Meus servidores estão em garantia? Aonde é feito o backup dos meus dados? Essas são apenas algumas das informações que precisam estar no radar dos gestores das empresas. E para ter todos esses dados organizados, tenha em mãos uma documentação de TI atualizada.
Mas o que é uma documentação de TI?
De uma forma simples, é um documento que deverá constar todas as informações do seu ambiente de tecnologia. Com esse documento em mãos, qualquer profissional que nunca teve acesso a sua empresa deverá conseguir interpretar os recursos existentes para assumir uma gestão dos mesmos.
Alguns dos pontos que são importantes de estarem cobertos com clareza neste documento:
- Servidores: Informações sobre a garantia, softwares instalados, dados de acesso e backup;
- Internet: Informações sobre os links instalados, como velocidade, provedor e vigência de contrato;
- Sistemas em nuvem: Dados de acesso, serviços contratados precisam estar especificados;
- Inventário: Quais equipamentos você tem, quais softwares, se é um ambiente híbrido, onde estão estes equipamentos.
Você também pode incorporar nesta documentação de TI como é sua política de acesso, topologia de rede, organização do rack e estrutura da rede sem fio.
Por que a documentação de TI é importante?
Imagina que você não tenha as informações acima. Que elas estão nas mãos de um profissional interno ou da empresa que você tem contratada para gerenciar sua TI. O que acontecerá se essa pessoa ou empresa sumir? Ou se ela se recusar a efetuar algum procedimento? Isso mesmo, você estará refém da situação.
Desta forma, a empresa precisa ter controle sobre a organização e acesso de seus dados.
Independente do risco acima, isso demonstra organização e fará com que se ganhe tempo para a resolução de problemas, já que o ambiente estará documentado e não será necessário caçar uma informação.
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Como começar?
É aconselhado a utilização de softwares para uma gestão mais proativa. Um ambiente onde existe gestão dos equipamentos centralizado, já apresentará uma parte da documentação. Como por exemplo: a configuração dos equipamentos e os softwares instalados. E a cada modificação do ambiente, o software de gestão entenderá e atualizará as informações.
As plataformas mais modernas que executam este tipo de função, agregadas a outros recursos de gerenciamento são conhecidas como RMM (Remote Monitoring and Management – Monitoramento e Gerenciamento Remoto).
Naturalmente nem tudo será possível ler de maneira automática. É aconselhado a inserção de imagens ou fotos para facilitar a interpretação das informações, principalmente por parte da Gestão, que provavelmente não terá conhecimento técnico total das informações disponibilizadas.
Defina quem será o responsável por criar este documento. E como tecnologia muda rapidamente, tenha uma periodicidade para que essa documentação seja atualizada. Como dica, você pode pedir a apresentação desta atualização com um plano de melhorias para uma evolução de curto e médio prazo.
A manutenção de uma documentação de TI atualizada é parte do serviço da Ravel de Gestão de TI. Desta forma temos transparência e organização para otimizar os recursos e trazer mais benefícios às empresas.
