Não se desespere se sua empresa recebeu uma notificação para uma fiscalização Microsoft sobre licenciamento de softwares. Periodicamente ela realiza auditorias em empresas com o objetivo de verificar a conformidade das licenças.

O primeiro contato normalmente acontece por telefone pelo time de compliance da Microsoft e informa que há a suspeita de uso irregular de software. Então, a empresa solicita que o gestor de TI ou responsável pela companhia envie, em um prazo médio de 5 dias, informações sobre o ambiente.

Mesmo que você tenha ciência de que possui um software irregular em sua empresa, eles estão lhe dando a chance de regularizar sua situação de forma amigável

Como as informações são levantadas?

Atualmente existem duas maneiras pelas quais a Microsoft realiza auditorias nas empresas. A forma mais comum é a solicitação do preenchimento da planilha intitulada PUA. A outra é através do IM “Inventário Microsoft”. O IM é uma aplicação instalada no servidor que fará a varredura na rede, resultando em um relatório de todos os softwares instalados.

Na maioria dos casos, inicialmente é solicitado o preenchimento da planilha e nela estão relacionados todos os produtos da Microsoft. Nesse processo sua empresa é recomendada à ajuda e suporte de um consultor especializado em licenciamentos da Microsoft.

As informações para fiscalização Microsoft foram enviadas, e agora?

Após o envio da planilha para o time de fiscalização Microsoft, eles irão realizar um confronto das licenças cadastradas no sistema, caso sua empresa tenha algum contrato Open Volume, como as que foram informadas na planilha e, se houver alguma diferença, eles irão solicitar notas fiscais para comprovar a legalidade.

Dica importante durante o processo:  Não faça a aquisição de nenhuma licença para corrigir problemas de conformidade após a data de início da auditoria. Elas não contarão para o resultado final, aguarde a conclusão da análise.

Se sua empresa não conseguir comprovar por notas fiscais, ou simplesmente tiver o software instalado e não possuir a licença, será solicitado pelo time de análise da Microsoft a aquisição das licenças no prazo de 5 a 7 dias, por um fornecedor credenciado. Dentro desse processo, são indicados alguns fornecedores. 

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Após a apresentação das evidências e provas de compra, encerra-se a fiscalização Microsoft, mas não significa que isso não acontecerá novamente. Essa ação pode se repetir após 1 ano ou 2 e a sua empresa será comunicada para repetir o processo. Por isso, recomendamos que você guarde toda a documentação utilizada e mantenha seu inventário e notas fiscais atualizados para evitar o retrabalho.

E se a empresa não enviar as informações ou se negar a adquirir os softwares?

Não é recomendado deixar de responder nenhuma etapa da fiscalização Microsoft, pois se não for respondido devidamente o caso será encaminhado para o jurídico, que possivelmente entrará com uma ação cobrando, além da regularização do software, as multas e punições previstas em lei. Logo, sai muito mais caro não seguir o procedimento comercial, já que não há multa e nem punições.

Como agir de forma preventiva para uma fiscalização Microsoft?

Para quem possui computadores adquiridos pela Dell, HP, Lenovo, entre outros fabricantes, que venham com o Windows e Office instalados, é fundamental guardar todas as notas fiscais relacionadas ao software. Muitas empresas não guardam notas fiscais com mais de 5 anos, mas no processo de verificação de licença essas notas podem ser solicitadas, mesmo que tenham passado desse período.

Na maioria dos casos, quando a empresa é auditada ela descobre que existem inúmeros softwares instalados que não estão em uso ou não têm licenciamento. Isso acontece muito pela falta de gestão de TI: em que muitos casos a empresa não possui política de segurança e os funcionários instalam softwares para testes sem reportar ao setor responsável.

Abaixo, algumas dicas para ajudar nessa prevenção:

1.            Mantenha um inventário de equipamentos e seus softwares sempre atualizados.

2.            Separe as notas fiscais enquanto o computador ou software está em utilização.

3.            As licenças através de contratos de volume ou cloud irão facilitar o gerenciamento da licença.

4.            Atente-se ao modelo de licenciamento correto dos servidores, considerando virtualizações, CAL e serviços que requerem licenciamento adicional.

Veja mais sobre o licenciamento CAL.

Está passando por uma fiscalização Microsoft ou precisa de apoio especializado para te ajudar na escolha do melhor modelo de licenciamento para o seu ambiente tecnológico? Estamos disponíveis para tirar suas dúvidas! Entre em contato conosco e contrate o nosso serviço de regularização de software.