Tempo é o nosso recurso mais precioso, entretanto, é comum estarmos atolados pelo excesso de demandas e informações provenientes de emails, mensagens, notícias, entre outros canais. Achar um equilíbrio para uma melhor produtividade se torna importantíssimo. Uma forma de equalizar isso é buscar uma gestão do tempo utilizando de recursos tecnológicos.
Existem muitas ferramentas que podem ser usadas para auxiliar nessa gestão do tempo. Buscando uma otimização de ferramentas, vou colocar algumas dicas utilizando recursos disponíveis no Microsoft 365.
Organização das tarefas e compromissos
Lance na sua agenda todos os seus compromissos. Um ponto importante: Lance também tempo complementar adicional caso o compromisso exija alguma preparação. Exemplo:
– Leitura de material complementar;
– Criação de relatórios ou apresentações;
– Deslocamento;
– Ou simplesmente para se desconectar de outros assuntos e estar mentalmente pronto para o compromisso.
Ao criar um agendamento no Outlook, você também pode ativar notificações para ser lembrado de acordo com a antecedência necessária.
Tenha também uma lista com atividades ou projetos que você quer ou precisa dedicar tempo, mas ainda não estão com alocação de tempo efetivada na sua agenda. E sempre que “sobrar tempo”, veja nessa lista se não é momento de direcionar tempo para algo. Também revise periodicamente se precisa adicionar novos itens ou efetuar uma limpeza na lista. Você pode organizar essa lista como Tarefas ou usar o recurso de listas do Teams.
Classifique, priorize e delegue
Uma forma de otimizar o tempo de cada membro de uma equipe é ter uma visão ampla e clara das tarefas existentes. Desta forma é possível classificar, enxergar prioridades e delegar as tarefas.
Uma forma de fazer isso é trabalhar com equipes dentro do Microsoft Teams. E dentro de cada equipe ter um quadro Kanban.
Para mais informações sobre o método Kanban, recomendo o artigo: Kanban: o que é, Método Kanban e como funciona | Alura
Nele você criar cards para cada tarefa, onde pode colocar o responsável, prazo, comentários, cores para definir prioridades e organizar por colunas para facilitar o entendimento e acompanhamento.
Recursos que economizam tempo
Você já ficou trocando várias mensagens para achar uma agenda comum entre você e alguém? Esse é uma das perdas de tempo que podem ser facilmente eliminadas com recursos automatizados.
Convido você a conhecer mais sobre o Microsoft Booking. O objetivo do Bookings é criar uma agenda (individual ou em equipe) e disponibilizar para pessoas dentro e fora da organização reservarem dias e horários. O Microsoft Bookings é totalmente integrado ao Teams e Outlook.
Para saber mais, acesse: O que é e como usar o Microsoft Bookings – Blog – Ravel Tecnologia
Use Inteligência Artificial para lhe ajudar
O Microsoft 365 possui um recurso que usará recursos de Inteligência Artificial para ajudar na sua Gestão do Tempo. É o Viva Insights.
Um dos recursos irá ajudar a proteger seu tempo de silêncio, que são as horas todos os dias em que você deseja se desconectar do trabalho e recarregar. Para minimizar interrupções relacionadas ao trabalho, você pode agendar quando quiser que as notificações móveis do Outlook e do Teams sejam silenciadas automaticamente.
Para mais informações e ver outros recursos do Viva, veja mais em: Microsoft Viva Insight – Blog – Ravel Tecnologia
Lembre-se: Gestão de tempo é a prática de gerir o seu trabalho de modo a garantir que a sua agenda estará sendo usada da melhor maneira possível. Não será somente com o uso da tecnologia. Outros itens pessoais serão importantes, como a disciplina necessária para a organização ou a não aceitação de compromissos e tarefas que não precisam ser feitas por você.
E sendo bem-feita, a chance de você ter uma redução do estresse e uma melhora da sua produtividade é grande.
