Uma das funções do Microsoft 365 é a possibilidade de criar caixas de correio compartilhadas para permitir que um grupo de pessoas tenham acesso, e enviem e-mails, por meio de uma conta em comum e sem a necessidade de adquirir uma licença do Exchange Online.
Mas afinal, o que é uma caixa compartilhada?
Uma caixa compartilhada é um e-mail que não possui um nome de usuário e senha próprios, podendo ser acessado por outras contas de e-mail que tenham permissão de acesso a essa caixa e uma licença ativa do Exchange Online. A caixa compartilhada é exibida no e-mail de quem tem permissão de acesso como se fosse um e-mail secundário, sendo possível visualizar a caixa de entrada e itens enviados somente após acessar a conta de e-mail que foi concedido o acesso.
Como padrão, as caixas compartilhadas possuem um espaço de armazenamento de 50GB e não possuem um custo adicional, por não precisarem ter uma licença associada para o seu funcionamento, como dissemos anteriormente.
Quando posso utilizar uma caixa compartilhada?
Uma caixa compartilhada pode ser utilizada em várias situações, mas, normalmente, elas são utilizadas com os seguintes objetivos: Quando se deseja criar um e-mail genérico onde várias pessoas precisaram ter acesso a essa conta para gerenciar os e-mails recebidos. Por exemplo: criar uma caixa compartilhada com o nome rh@seudominio.com.br para ser acessada por todos os colaboradores do departamento do RH;
- Quando um colaborador é desligado da empresa e é necessário que outra pessoa tenha acesso à essa conta de e-mail durante a transição, mas com a necessidade de reduzir o custo de uma licença, que estava associada a essa conta, ou migrá-la para um novo e-mail que está sendo criado;
- Uma caixa compartilhada também pode funcionar como o backup de uma conta de e-mail que será desativada, pois é possível disponibilizar o histórico dos e-mails enviados e recebidos na caixa de e-mails de quem precisará acessar essas informações, sem correr o risco que os e-mails sejam excluídos pela Microsoft no prazo de 60 dias, como é o padrão após desassociar uma licença de uma conta de e-mail;
A caixa de correio compartilhada fornece muitos benefícios, mas é necessário se atentar que não é aconselhável configurar todos os e-mails como caixa compartilhada com o objetivo de economizar custos pois, se o e-mail for receber e enviar muitas informações, futuramente será necessário adquirir uma licença do Exchange Online 2 para associar a mesma, pois não é possível gerar um arquivo PST desta conta para utilizar como consulta.
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