As pequenas e médias empresas costumam ficar em dúvida de como conduzir a área de tecnologia. É comum a reflexão sobre a terceirização de TI ou a utilização de equipe própria. Buscar uma avaliação ampla das características, benefícios e riscos é fundamental para a melhor tomada de decisão. Traremos então alguns pontos relevantes nesta análise.

TI Estratégica

Um primeiro ponto a ser observado é o entendimento do papel estratégico da TI para qualquer empresa, de qualquer segmento e tamanho. É fundamental buscar o melhor aproveitamento da tecnologia para não ficar para trás e ser atropelado pelo mercado.

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Conhecimento atualizado e diversificado

Se temos um consenso de que é extremamente importante ter a tecnologia como aliada para o seu negócio, é natural concluirmos que ter um conhecimento amplo e atualizado sobre novas ferramentas, recursos e aplicações tecnológicas fará muita diferença.

Neste aspecto, eu trago uma análise sobre uma tendência que surge quando uma pequena ou média empresa tem um colaborador interno dedicado à função de TI.

Normalmente, este profissional acaba ficando limitado ao que a empresa tem de complexidade técnica e disponibilidade de investimento. Isto faz com que ele permaneça dentro de uma “bolha” de conhecimento, onde a parte externa acaba crescendo rapidamente, mas a limitação imposta pelo ambiente da empresa ofusca a parte externa. Por consequência, a empresa tende a ficar mais distante das novidades do mercado.

A zona de conforto é um perigo

Neste ponto mencionado acima, em muitos casos, você percebe que a organização tem um ambiente de TI estável e sem grandes problemas, mas o grande perigo é não perceber que acabou ficando em uma zona de conforto tecnológico e deixou de aproveitar oportunidades de evoluir em produtividade, segurança e mobilidade.

Por outro lado, quando a organização tem como parceira uma empresa especializada em terceirização de TI, tende a ter uma relação com um profissional gestor, que está periodicamente em contato com desafios e complexidades de várias empresas e setores distintos.

Isto faz com que este especialista dificilmente fique limitado a uma bolha. Ele está sempre sendo desafiado a buscar novos conhecimentos e tecnologias para dar respostas aos clientes. E a diversidade de desafios acaba facilitando a complementariedade de soluções.

A empresa tem um papel importante neste aspecto. Aconselhamos que ela cobre por um plano de desenvolvimento a ser adotado a curto e médio prazo. Isto é importante tanto para quem tem uma equipe interna ou terceirizada.

Mesmo quando os gestores não se sentem confortáveis em relação ao seu conhecimento técnico, provavelmente será possível identificar se o “recheio” do mesmo está com uma construção de raciocínio que faz sentido para a empresa ou se parece que está limitado.

Documentação

Por mais que a empresa tenha um ambiente estável, moderno e otimizado, não se esqueça de documentar as informações.

Com a rotina do trabalho, os profissionais técnicos internos podem cair “no automático” de ter todos os procedimentos, senhas e caminhos atualizados na própria cabeça. Tudo tranquilo enquanto ele está no dia a dia da empresa, mas uma eventual ausência temporária ou definitiva pode ser um caos para uma manutenção a ser feita. E sendo apenas 1 funcionário, o risco é ainda maior.

Novamente, com uma terceirização de TI, a responsabilidade de manter a documentação disponível e segura é dela. Isto faz parte das atribuições do gestor, que prezará para a continuidade do negócio, considerando a troca de técnicos e a disponibilização a qualquer momento para a própria empresa.

Seja uma TI interna ou externa, sempre peça uma documentação clara e atualizada. Se possível, valide as informações. Principalmente sobre backup.

Tempo e foco

Sabemos do famoso clichê que tempo é dinheiro. Com isto, o melhor aproveitamento do tempo é fundamental.

Neste aspecto, temos uma outra característica que tende a acontecer com uma TI interna. Que é o mau uso do tempo para qual foi contratado. É comum o uso do tempo para tarefas que não são relativas a TI.

Mas o principal ponto é uma tendência de não se buscar claramente como meta uma otimização de processos. Isto poderia ser feito por automações, novas versões e melhorias que nem sempre têm investimentos impeditivos. E o tempo sendo gasto com tarefas que nem precisariam ser feitas, naturalmente vai fazer falta para ser usado de forma construtiva para agregar valor ao negócio.

Já através de uma empresa de terceirização de TI, a busca será otimizar ao máximo os processos. Quanto menos paradas, chamados técnicos e tempo de interrupções, melhor para a empresa, que ganha em produtividade. Também é interessante para a empresa de TI, que otimiza seus recursos, sobrando tempo para propor um ciclo virtuoso de melhorias.

Formatos de terceirização de TI

Um ponto interessante é avaliar que nem sempre a empresa precisa optar por ter toda essa estrutura interna ou externa. Existe mais de um formato que pode ser analisado e aplicado, deste modo como é possível ir alternando entre eles.

Imagine o cenário em que a empresa tem um profissional interno de muita confiança, excelente relacionamento com os colaboradores e com a direção, além de possuir conhecimento sobre todos os sistemas existentes. Porém, ele nitidamente está com dificuldades de propor evoluções a serem aplicadas. Isto pode acontecer por diversos fatores, por exemplo: comodismo, falta de tempo, falta de investimento em novos cursos, entre outros. Você precisa trocá-lo?

Entendemos que não. Uma modalidade da terceirização de TI é ter apenas uma contratação de um Gestor para ele. Logo, ele continua na execução dos trabalhos do dia a dia, mas a empresa terá um Gestor Técnico externo que o ajudará a aplicar novos recursos.

O gestor terá uma agenda programada de uma determinada quantidade de visitas por mês para haver a troca de informações e o direcionamento. Além do direcionamento para este profissional, o gestor traz para a direção da empresa uma visão das aplicações implementadas e de novas opções tecnológicas.

Ressalto que as informações são com base em tendências do que vimos nos anos de experiência que temos. Sem dúvidas existem exceções de excelentes profissionais internos.

Até por isto, a terceirização de TI pode ter vários níveis, de acordo com a situação de cada empresa. Conheça mais sobre nosso serviço de Gestão de TI e vamos conversar.